03.05.2019 N 3748/8.4.1/32-19 Щодо електронних документів

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ЛИСТ
від 03.05.2019 р. N 3748/8.4.1/32-19

Начальникам головних територіальних управлінь юстиції в областях та місті Києві

Міністерством юстиції України послідовно здійснюються заходи, спрямовані на забезпечення доступу державних реєстраторів речових прав на нерухоме майно до відомостей автоматизованих інформаційних баз даних, які можуть бути використані під час прийняття рішень у сфері державної реєстрації.

На цей час законодавством передбачено, що державні реєстратори використовують у своїй діяльності відомості Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань - для встановлення правомочностей уповноваженої особи подавати заяви для проведення реєстраційних дій від імені юридичної особи, а також, у випадках, передбачених законодавством, обсягу цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи, Єдиного реєстру судових рішень - для перевірки наявності судового рішення та його відповідності за документарною інформацією та реквізитами, Єдиного реєстру боржників - задля уникнення незаконного розпорядження майном особами, включеними до цього реєстру.

Використання цих інформаційних ресурсів є необхідною умовою встановлення підстав для зупинення або відмови у проведенні державної реєстрації відповідно до частини третьої статті 10 Закону України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень" (далі - Закон).

Разом з цим, у практиці деяких державних реєстраторів мають місце випадки, коли результати такого роду пошуків, отримані у паперовій формі, скануються та розміщуються в електронній формі в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно (далі - Державний реєстр прав).

У зв'язку з цим вважаємо за необхідне звернути увагу на те, що згідно з вимогами частини першої статті 12 Закону Державний реєстр прав має містити записи про зареєстровані речові права на нерухоме майно, об'єкти незавершеного будівництва, їх обтяження, про об'єкти та суб'єктів цих прав, відомості та електронні копії документів, поданих у паперовій формі, або документи в електронній формі, на підставі яких проведено реєстраційні дії, а також документи, сформовані за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав у процесі проведення таких реєстраційних дій.

Виготовлення електронних копій документів, поданих для державної реєстрації прав, шляхом сканування (у разі подання документів у паперовій формі) та їх розміщення у Державному реєстрі прав є одним з етапів державної реєстрації, визначених статтею 18 Закону.

При цьому слід зазначити, що сканування документів здійснюється з метою формування державним реєстратором реєстраційної справи в електронній формі, яку пункт 8 частини першої статті 2 Закону (в редакції Закону України від 06 жовтня 2016 року N 1666-VIII) визначає як сукупність документів, на підставі яких проведено реєстраційні дії, а також документів, сформованих у процесі проведення таких реєстраційних дій.

Таким чином, скануванню та подальшому розміщенню в електронній формі в Державному реєстрі справ підлягають:

документи чи у передбачених законом випадках копії документів, подані заявником в паперовій формі для проведення державної реєстрації прав;

надіслані державним реєстратором у паперовій формі запити та відповіді на них, зокрема копії паперових носіїв інформації (реєстрових книг, реєстраційних справ, ведення яких здійснювали підприємства бюро технічної інвентаризації), або інших документів, що містять таку інформацію, одержаних на запит державного реєстратора.

Водночас звертаємо увагу на вимоги до сканованих документів, встановлені Порядком ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2011 року N 1141, які не містять імперативу щодо кольору електронної копії документа.

Просимо довести позицію Міністерства юстиції до відома державних реєстраторів та нотаріусів та забезпечити використання в роботі.

 

Заступник Міністра

І. Смачило

Ліцензійні програми за ціною виробника

 Для автоматизації визначення вартості будівництва - нового, реконструкції, капітального ремонту та технічного переоснащення Повний набір діючих в Україні будівельних нормативних документів та актів в останній редакції Нормативи і інструменти для впровадження та розрахунку всієї кошторисної і підрядної документації